Een vergaderruimte inrichten is een belangrijke taak. Het lijkt vaak eenvoudig, maar is lastiger dan je denkt. De vergaderruimte is in de meeste gevallen een essentiële plek in het kantoor voor veel bedrijven, en de inrichting ervan is net zo essentieel.
Ben jij (mede) verantwoordelijk voor het inrichten van de vergaderruimte? Of huur je als ondernemer een kantoorruimte die je ook wil inzetten voor meetings? Dan kun je vast wel een aantal interieur tips gebruiken.
Een vergaderruimte moet niet alleen functioneel zijn, maar ook een aangename sfeer hebben en daar kan je bij het inrichten rekening mee houden. En door een aangename werkomgeving te creëren verhoog je ook nog eens de productiviteit.
In het onderstaande artikel vind je 10 tips om een vergaderruimte zowel praktisch als sfeervol in te richten.
Comfort en sfeer bij het inrichten van de vergaderruimte
Als eerste tip willen we je meegeven dat je er naar moet streven om in een vergaderruimte ongeveer 2 m² per persoon te reserveren. Zorg ervoor dat de vergaderruimte niet te krap is, maar zeker ook niet te ruim. Is de vergaderruimte wel heel groot, dan is punt 3 in ieder geval belangrijk om naar te kijken bij het inrichten.
1. Ga voor optimaal comfort
Kies voor comfortabele stoelen met een zachte zitting, een ergonomische zithouding en verstelbare hoogtes.
Hiermee kun je lichamelijke klachten zoals rugpijn voorkomen tijdens een lange vergadering. Ook voelen mensen zich meer op hun gemak als ze fijn kunnen zitten.
2. Vergaderruimte inrichten? Voeg de juiste technologische voorzieningen toe
Zorg ervoor dat de juiste technologische voorzieningen aanwezig zijn. In veel kantoren en vergaderruimtes is een groot scherm een musthave.
Maak gebruik van een elektrische displayoplossing van Vogel’s voor optimaal gebruiksgemak. Hiermee kun je een display gemakkelijk in hoogte verstellen en van positie veranderen. Wel zo handig als meerdere mensen gebruik maken van dezelfde vergaderruimte.
Er zijn overigens ook staande displayliften met wieltjes verkrijgbaar. Deze trolley variant kun je gemakkelijk naar andere ruimtes verplaatsen. Nóg handiger als je meerdere kamers hebt voor meetings.
3. Creëer een flexibele werkplek
Het is handig als de vergaderruimte een flexibele indeling heeft, probeer daar bij het inrichten rekening mee te houden.
Zo kun je de ruimte aanpassen op de groepsgrootte en eventueel voor andere gelegenheden gebruiken. Kies daarom voor bureaustoelen met wielen, modulaire tafels en een verplaatsbare displayoplossing. Zo is alles makkelijker verplaatsbaar, ook als je het helemaal in je eentje moet doen.
4. Wees niet bang voor kleur
Mensen hebben vaak de neiging om een vergaderruimte heel neutraal in te richten. Toch is het leuk om gebruik te maken van kleur en daarnaast kan je er ook nog iets mee bereiken.
Belangrijk is het dat je bij het inrichten van de vergaderruimte rekening houdt met de functie van het vertrek. Is het een ruimte waar veel met klanten gepraat wordt? Of is het bijvoorbeeld een vergaderruimte die veel gebruikt gaat worden voor brainstormsessies?
In dat laatste geval kan het slim zijn om voor creatieve kleuren te kiezen. De kleur oranje wekt bijvoorbeeld creativiteit en positiviteit op. Verder staat deze kleur voor opwinding, warmte en enthousiasme. Een goede kleur dus om je medewerkers een creatieve boost te geven.
Bureaustoelen met oranje bekleding doen dan bijvoorbeeld al veel voor de sfeer!
5. Denk aan de akoestiek bij de vergaderruimte inrichten
Vergeet niet om rekening te houden met de akoestiek in de ruimte. Voeg eventueel vloerkleden of akoestische panelen toe om de geluidskwaliteit te verbeteren.
Of kies ervoor -als je ruimte genoeg hebt- om bij het inrichten van de vergaderruimte een aparte hoek te creëren waar je met een paar mensen kan zitten. Zet hier een heerlijke bank in van teddy stof en je werkt gelijk aan de akoestiek in de ruimte.
6. Zorg voor aangename verlichting
Maak optimaal gebruik van daglicht en voeg voldoende verlichting toe voor de donkere periodes. Hoe meer lichtpunten, hoe minder schaduw er ontstaat. Kies daarnaast voor een neutrale lichtkleur en vermijd flikkerend TL licht.
Daglicht blijft naast gewoon licht heel belangrijk. Maar zorg er ook voor dat het daglicht gefilterd kan worden door bijvoorbeeld lamellen of jaloezieën voor de ramen te hangen. Of richt de ruimte in met sfeervolle gordijnen die je dicht kan doen bij teveel zon.
7. Besteed aandacht aan decoratie bij het inrichten van de vergaderruimte
Geef de ruimte een huiselijke touch met decoratie. Kamerplanten op kantoor doen het bijvoorbeeld altijd goed. Ook schilderijen en posters aan de muur kunnen de ruimte meer sfeer geven.
Pas het kleurgebruik aan op de branding van het bedrijf om de merkidentiteit te benadrukken.
8. Gebruik ronde vormen voor een ‘zachte’ sfeer
Gebruik je ronde vormen bij het inrichten van de vergaderruimte dan kan dat een hele fijne sfeer neerzetten. Denk bijvoorbeeld aan een ovalen vergadertafel. Door de zachte vormen creëer je al direct een andere gemoedstoestand in de ruimte.
Bedenk je maar eens wat het verschil is tussen een ovalen vergadertafel en een vierkante vergadertafel. De laatste zal ervoor zorgen dat er een bepaalde afstand ontstaat tussen de iedereen in de ruimte. De kans bestaat dat er hierdoor direct een formelere sfeer heerst die wellicht niet gewenst is.
9. Een goede afsluitbare kast
Als er voldoende ruimte is dan verdient het de aanbeveling om een grote kast neer te zetten bij het inrichten van de vergaderruimte. Kies hierbij niet voor een echte kantoorkast, maar liever voor een sfeervolle kast van natuurlijke materialen.
Uiteraard is het handig als er een afsluitbaar deel in zit waar bijvoorbeeld voldoende voorraad aan notitieblokken en pennen in opgeborgen kan worden.
Maar voor de sfeer is het ook fijn als er een deel van de kast open is. In dit open deel kunnen bijvoorbeeld wat projecten staan of producten die het bedrijf vervaardigd. Is dat lastig? Dan gewoon wat leuke accessoires of bijvoorbeeld foto’s van het personeel om een fijne en persoonlijke sfeer te scheppen.
10. Zorg voor een opgeruimd resultaat bij het inrichten van de vergaderruimte
Omdat een vergaderruimte vaak voor belangrijke gesprekken gebruikt wordt is het van belang dat er geen afleiding is in de vorm van rommel.
Zorg er dus voor bij het inrichten van de vergaderruimte dat de kamer licht en sfeervol is, én dat er voldoende plek is om belangrijke zaken op te ruimen en weg te werken. Vergeet bijvoorbeeld niet om alle kabels van de elektronische apparatuur netjes weg te werken.
Wij maken in onze blogposts soms gebruik van affiliate linkjes. Klik je door via zo'n linkje en doe je een aankoop dan ontvangen wij een kleine commissie. Dit kost jou niets extra, je betaalt de normale prijs voor het product. Wij ontvangen de commissie namelijk van de verkopende partij. Doe je een aankoop via een van deze linkjes? Dan wil ik je uiteraard heel erg bedanken! Ook al ontvangen we soms een compensatie voor blogs, we doen altijd ons best een eerlijke mening te geven over een product of onderwerp.
